Вестник УКЦ АПИК: Оптимизация логистической системы, управление логистическими процессами, цели, критерии, риски

Оптимизация логистической системы, управление логистическими процессами, цели, критерии, рискиВ прошлой статье мы начали разговор о логистике применительно к практической деятельности, о построении логистической системы компании, звеньях логистической системы и о логистических посредниках как участниках логистического процесса.

Настало время поговорить об оптимизации логистической системы компании и управлении логистическими процессами.

У компании, начавшей выстраивать свою логистическую систему, возникает масса вопросов, касающихся структуры и численности персонала логистических подразделений, специализации и квалификации исполнителей, расположения и потребной емкости складских помещений, необходимости в технических средствах для погрузочно-разгрузочных работ и перемещения грузов и многого другого.

Одним из самых главных вопросов является следующий: какие этапы логистического процесса выполнять силами и средствами компании, а какие отдать на откуп логистическим посредникам?

Понятное желание собственников и руководителей любой компании непосредственно управлять всеми процессами и выполнять всю работу силами своего персонала, как правило, входит в противоречие с наличием необходимых для этого материальных и человеческих ресурсов. Так, например, организация собственного склада требует затрат на аренду или приобретение складских площадей, наличия в штате материально-ответственных лиц, отвечающих за работу склада, технического оснащения и прочее. Потребность в перемещении грузов вызывает необходимость в покупке или аренде транспортных средств, эксплуатация которых также сказывается на расходах. Внешнеэкономическая деятельность (ВЭД), включающая закупку, транспортировку товаров, их таможенную очистку подразумевает наличие в штате высококвалифицированных и, как следствие, высокооплачиваемых специалистов по ВЭД.

На помощь в такой ситуации приходят разнообразные способы оптимизации логистической системы, начиная с построения оптимальной для каждой компании структуры и заканчивая созданием системы управления логистическими процессами.

Не вдаваясь в сложные определения, которые сформулированы в теории оптимальных процессов, можно сказать, что применительно к нашему случаю оптимизация — это модификация системы с целью повышения ее эффективности. Эффективность же — это свойство системы выполнять свои задачи, достигать определенных целей в заданных условиях с определенным качеством. Эти показатели качества и называются критериями эффективности логистической системы.

Каковы же цели логистической системы?

Кроме самой простой цели компании — получение прибыли от деятельности — могут быть и другие цели, определяемые владельцами и руководством компании в соответствии со своей системой ценностей, положением компании на рынке и многими другими факторами. Нередко такие цели и задачи формулируются в миссии, философии компании, в основных принципах ее деятельности. При этом цели должны быть четко сформулированными, конкретными и измеримыми.

Миссия отражает главное предназначение компании, смысл ее существования, принципиальные отличия от других, имидж, философию, ценности, морально-психологический климат, социальную ответственность перед обществом и своими сотрудниками. То есть миссия — это взгляды владельцев и высшего руководства на долгосрочное развитие компании.

Соответствующей конкретикой и измеримостью должны обладать и цели логистической системы как части компании. Это важно как для контроля работы системы, так и как в качестве психологического фактора — показателя успешной или неудачной работы коллектива.

Цели должны быть чем-то большим, чем, например, минимизация издержек. Снижение издержек, как правило, не является для компании первостепенной стратегической целью. Компании заинтересованы в долгосрочном увеличении прибыли, росте и высокой рентабельности инвестиций в логистику, хотя основными ключевыми целевыми показателями, на которые необходимо ориентироваться, все же остаются:

  • Безусловное выполнение задач, возложенных на логистическую систему.
  • Снижение общих логистических затрат.
  • Минимизация инвестиций в логистическую систему.
  • Улучшение качества и повышение надежности логистического сервиса.

Таким образом, если логистическая система успешно реализует свою целевую функцию (в торговой компании это может быть перемещение товаров от производителя к потребителю с промежуточной консолидацией на своем операционном складе) за отведенное на это время, с минимальными затратами и издержками, то можно сказать, что логистическая система компании функционирует успешно.

Успешное функционирование логистической системы в нашем стремительно меняющемся современном мире во многом определяет планирование.

Рассел Линкольн Акофф, известный американский ученый в области исследования операций и теории систем, методы которых активно используются в теории организации и управления, назвал планирование процессом проектирования будущего и желаемых путей его достижения и в общем одним из самых сложных видов умственной деятельности, доступных человеку.

До середины ХХ столетия компании строили работу на основе текущих планов, поскольку внешние условия менялись медленно и были предсказуемы. Таким образом, планирование в то время и являло собой управление компанией.

В 1950 е гг. наряду с текущим из-за более динамичного бизнеса появилось среднесрочное и долгосрочное планирование. В практику бизнеса вошли перспективные целевые программы, бюджеты распределения ресурсов, планы по прибыли.

В 1960–1970 е гг. в силу еще большего ускорения бизнеса долгосрочное планирование превратилось в стратегическое, которое основывалось на прогнозировании развития внешних условий, потенциальных угроз и рисков, с помощью сложных математических моделей и экспертов.

С начала 1970 х гг. изменения внешних условий для бизнеса происходили уже столь стремительно и непредсказуемо, что перспективные стратегические планы перестали соответствовать потребностям хозяйственной практики. Наряду с ними появилось управление на основе гибких экстренных решений, позволяющее оперативно учитывать эти изменения и обеспечивать необходимые корректировки управления. Впервые такой подход был применен компаниями IBM, Coca-Cola и General Electric.

Стратегическое планирование дополнилось следующим управляющим алгоритмом:

  • постановка целей и задач, выработка стратегий и стандартов деятельности компании на предстоящий период;
  • распределение и перераспределение ресурсов в соответствии со складывающейся внешней и внутренней ситуацией;
  • разработка алгоритма (последовательности действий) по изменению стратегии деятельности компании;
  • создание координационных и корректирующих механизмов.

Практика стратегического планирования широко используется и при построении логистических систем.

Существует множество типовых логистических стратегий, успешно применяемых многими компаниями в мире, однако практика бизнеса свидетельствует о том, что логистическая стратегия каждой компании в определенной степени уникальна. В качестве примера можно привести несколько стратегий, в точности соответствующих целям компании, описанным выше.

Стратегия сокращения затрат направлена на снижение операционных затрат, связанных в основном с движением материальных ресурсов, незавершенной продукции, готовой продукции (транспортировкой) и запасами продукции. Лучшая стратегия формулируется в результате альтернативного выбора среди возможных вариантов системы «складирование — транспортировка» путем лучшего размещения складов, оптимизации уровней запасов, выбора оптимальных способов транспортировки и маршрутов. Уровень сервиса обычно ограничивается, пока не найдены оптимальные общие затраты, причем максимизация прибыли является приоритетной задачей.

Стратегия минимизации инвестиций связана с поиском наилучших путей организации логистической системы, позволяющих получить максимальную отдачу (возврат) на вложенный капитал. Практическими направлениями реализации данной стратегии являются, например, прямая доставка готовой продукции потребителям (минуя складирование), использование складов общего пользования, широкое применение концепции Just In Time в производстве и дистрибуции, использование логистических партнеров в логистической системе.

Стратегии улучшения потребительского сервиса основаны на допущении, что повышение качества продукции и сервиса приводит к росту прибыли фирмы от расширения рынка и увеличения роста продаж. Кроме того, подобные стратегии упрочивают положение фирмы на рынке и улучшают имидж фирмы, что в конечном счете также положительно влияет на рост валовой прибыли. Однако в этих стратегиях важное место принадлежит вопросу оптимизации качества сервиса, так как предоставление потребителям сверхвысокого уровня сервиса, который они не требуют, приводит только к дополнительным затратам.

Естественно, что выбор стратегии определяет для компании дальнейшее формирование структуры логистической системы, выстраивание логистических цепочек, определение количественного и качественного состава ее звеньев. В том числе это касается логистических посредников, определения дислокации инфраструктурных мощностей (собственных и арендуемых складов, таможенных терминалов), утверждения организационной структуры отдела логистики, закрепления полномочий и ответственности должностных лиц, их подчиненности менеджменту компании, создания функциональных связей логистических подразделений с остальными подразделениями компании, определения параметров качества логистического сервиса.

Особую роль здесь играет разработка системы управления запасами и информационной системы, обеспечивающей логистический процесс. При этом на начальном этапе эти системы могут представлять собой лишь набор показателей и правил принятия тех или иных решений, что в дальнейшем может стать основой для разработки автоматизированных компьютерных систем.

Отдельно хотелось бы остановиться на управлении логистическими процессами и минимизации рисков в логистике.

Если логистические процессы внутри компании могут управляться, исходя из выбранных и описанных выше критериев и стратегий, то наличие логистических посредников, которые осуществляют свою деятельность по собственным критериям и исходя из собственных стратегий, вносит существенные риски, оказывающие влияние на результаты логистического процесса.

Как правило, компании прибегают к услугам логистических посредников, специализирующихся на транспортно-экспедиционных услугах и услугах по таможенной очистке грузов. Гораздо реже, либо наряду с наличием собственных и арендуемых складов, компании прибегают к услугам посредников, оказывающих складские услуги.

Рынок логистических посредников сложен и неоднозначен. Как на любом рынке, на нем присутствуют так называемые монстры — крупные компании с меж­дународной репутацией, такие например, как MAJOR, DANZAS, SCHENKER, TNT, DHL, UPS и многие другие. Наряду с ними существуют и небольшие компании, оказывающие подобные услуги, не имеющие ни собственных транспортных средств, ни складских помещений, ни входящих в штат специалистов по таможенному оформлению. Нередко квалификация сотрудников таких компаний позволяет им оказывать услуги, сравнимые по качеству с услугами именитых компаний, а стоимость их услуг, как правило, ниже, что легко объясняется низкими собственными затратами на содержание компании.

Внимательное изучение Федерального закона от 30.06.2003 № 87 ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» позволяет легко понять, что, осуществляя оказание услуг по экспедированию груза, экспедитор никакой ответственности ни за порчу или утерю груза, ни за нарушение сроков перевозки, ни за прочие вопросы, связанные с качеством оказания услуги, фактически не несет.

Эта практика и обусловила появление большого количества непрофессиональных компаний, пытающихся прорваться на логистический рынок за счет ценового демпинга. Здесь и кроются те риски, на которых следует остановиться подробнее.

1) Временные риски:

  • несвоевременная подача контейнеров/транспортных средств под загрузку;
  • выбор дешевого, но медленного маршрута на всех этапах перевозки;
  • несвоевременное согласование документов с отправителем;
  • задержки при таможенной очистке из-за некачественного/неполного пакета документов или неверной кодификации в соответствии с ТН ВЭД.

2) Материальные риски:

  • ошибки при страховании груза (несвоевременно, неправильно оформленные документы, выбор дешевой страховой компании) и, как следствие, проблемы возмещения при страховом случае;
  • простои транспорта, хранение груза на СВХ, оплата которых также увеличивает затраты компании;
  • снижение торгового оборота компании вследствие временных задержек;
  • усложнение и удорожание работы склада из-за резервирования площади под ожидаемый груз и уменьшения операционной емкости;
  • нередки случаи корректировки таможенной стоимости (КТС) товаров вследствие неквалифицированных действий таможенных брокеров, некачественно подготовленного или неполного пакета документов для таможенной очистки, ошибок при кодификации и декларировании товаров.

3) Правовые риски:

  • ошибки контрагентов при оформлении первичных бухгалтерских документов и, как следствие, проблемы при проверках и аудите;
  • недостоверное декларирование при таможенной очистке товаров вследствие неквалифицированных действий таможенных брокеров или желания снизить для импортера размер таможенных пошлин и таможенного НДС, подлежащих уплате.

В следующей статье подробно поговорим о мерах по сокращению рисков.

Андрей Ломтев, заместитель генерального директора УКЦ АПИК



наши проекты
  • АПИК
  • Университет климата
  • Выставка «Мир климата»
  • АПИК-тест